اسلایدهای آموزشی مدیریت پرتفلیوی پروژه ها
استاد حاجی یخچالی. دانشگاه تهران

دانلود

این متن درخصوص مقایسه گزینه خرید یا اجاره ماشین آلات در پروژه های عمرانی کاربردی زیادی دارد ..

دستورالعمل آنالیز بهای هرساعت ماشین آلات در پروژه های ساختمانی را از اینجا دانلود فرمایید .

در مذاکره یک شنونده موثر به نظر برسید.
هنگام مذاکره از انجام کارهای اضافی خودداری کنید. بررسی پیامک‌های تلفن همراه و نگاه کردن به ساعت مچی از جمله اقداماتی است که به مخاطب شما این پیغام را منتقل می‌کند که حوصله شنیدن حرف‌های او را ندارید و به‌طور غیرمستقیم از او می‌خواهید صحبت‌های خود را متوقف کند. در عوض سعی کنید برای تشویق مخاطب خود برای ادامه صحبت، با او تماس چشمی برقرار کنید، کمی به جلو خم شوید و گاهی با تکان دادن سر حرف‌های مخاطب خود را تایید کنید. این مهم است که مخاطب شما مطمئن شود که به حرف‌های او با دقت گوش می‌کنید.

دلایل گوناگونی برای شکست یک پروژه وجود دارد، ولی مدیر پروژه نباید از این بابت نگران شود چرا که بیشتر این دلایل می توانند تحت کنترل وی باشند و از این بابت جای امیدواری است.

١- منابع ناکافی (Insufficient resource)
٢- مهلت های غیر ممکن (Impossible deadlines)
٣- ارتباطات ضعیف (Poor communication)
۴- عدم تمرکز (Lack of focus)
۵- دلگرمی ضیعف (Low morale)
۶- پشتیبانی ناکافی (Insufficient support)
٧- خزش محدوده پروژه (Scope creep)
٨- چارچوب زمانی طولانی (Lengthy timeframes )
٩- نبود ابزار مناسب (Lack of tools)
١٠- عدم مشارکت مشتری(Customer involvement)

به عنوان یک مدیر پروژه گاهی به سخنان جزیی و معمولی و روزمره کارکنان تان گوش دهید چرا که…

شما به عنوان مدیر ، درگیر مسائل کلان شرکت و پروژه هایتان هستید و این ، از توجه به جزئیاتی که گاه بسیار مهم هم هستند غافل تان می کند.
بنابراین زمانی را به گوش کردن به صحبت های کارکنان خود اختصاص دهید. از آنها سوالاتی درباره کارهای شرکت و وظایف شان بپرسید و با اشتیاق گوش کنید، حتی اگر کارمندتان حرف مهیجی برای گفتن نداشته باشد.
ممکن است از شنیدن برخی واقعیت های درون شرکت متحیر شوید و برای آنها تصمیمات جدید بگیرید.

این فکر که چون شما رئیس هستید پس از همه بیشتر می دانید ، می تواند نقطه شروع فروپاشی شرکت شما باشد زیرا ممکن است یکی از کارمندان تان چیزی بداند که شما نمی دانید و اتفاقاً بسیار هم استراتژیک است ؛ همه را در نظر بگیرید.

در مدیریت پروژه ۱۲ قانون پایه وجود دارد.این قوانین به نحوی تعریف شده اند که تمام افکار و اعمال مدیر پروژه را در جهتی متمرکز می کنند که پروژه در زمان معین،با استفاده از بودجه ی معین و براورد انتظارات تمام عوامل ذی نفع تکمیل گردد.تکنیک های مدیریت پروژه نیز در جهتی طراحی شده اند که با کمک آن ها راحت تر بتوان از این قوانین طلایی پیروی کرد.

در ادامه ،نکات بسیار مهمی در ارتباط با این قوانین ارائه می شود.برای مثال ممکن است شما فردی بسیار سخت کوش باشید و در زمینه ی کاربرد نمودارها ،طرح ها و نرم افزارها و گزارش ها بسیار ماهر و توانمند باشید اما اگر به دفعات از قوانین فوق چشم پوشی کنید مطمدن باشید که شخصاً پروژه ی خود را به سمت شکست هدایت کرده اید یا حداقل با مشکلات بسیار جدی مواجه خواهید شدکه ناشی از سهل انگاری است و شما به عنوان مدیر پروژه مسئول آن خواهید بود.

برای مطالعه کامل مطلب به ادامه مطلب مراجعه نمایید.

پروژه ها متفاوتند؛برخی از اهمیت و اولویت کمتری نسبت به سایر پروژه ها برخوردارند.بعضی ها هم در نگاه اول بی نقص و ایده آل به نظر می آیند اما در اجرا با اشکالات عمده و حل نشدنی مواجه می شوند.به این ترتیب بسیاری از پروژه ها اصلاً نباید آغاز شوند.از طرف دیگر در بیشتر موارد نیاز است که پروژه های مهمتر بر پروژه های کم اهمیت ترجیح داده شوند و زودتر تکمیل گردند.بیشتر مواقع با مقایسه و اولویت بندی پروژه ها متوجه می شویم که تعدادی از آن ها اصلاً ارزش انجام دادن و صرف وقت و انرژی زا ندارند.

گاهی شما(مدیر پروژه)پس از انتخاب و اولویت بندی پروژه ها مسوؤل انجام پروژه می شوید(مانند مواقعی که رییستان پروژه ای را به شما تحویل داده و میخواهد که آن را انجام دهید.اما در حالت عادی شما به تنهایی یا در قالب تیم مدیریت ،از ابتدا پروژه های سازمان خود را اولویت بندی و اهمیت هریک را تعیین و رتبه بندی می کنید.

در هر دوحالت فوق،نیازمند تکنیک هایی هستید که با استفاده از آن ها تشخیص دهید پروژه ای که در دست اقدام دارید،ارزش انجام دادن را دارد یا خیر.

خوب یا بد

همه ی پروژه ها حاصل ایده ها و تصورات افرادند و همیشه ایده های مدیران سازمان ها بیشتر از منابع و زمانی هستند که آن ها در اختیار دارند.از طرفی همه ی ایده ها جالب و با ارزش نیستند.بعضی ایده ها بی ربطند و بعضی نیز امکان پذیر و شدنی نیستند.برخی دیگر هم ارزش زمان و منابع گران بهای شما را ندارند.در عین حال بعضی از پروژه ها را نیز باید بایگانی نمود تا در زمان مناسب و مقتضی آن ها را اجرا کرد.

پشت سر گذاشتن هر یک از فازهای پروژه،نیازمند تصمیمات بی شماری است؛از تصمیمات کم اهمیت گرفته تا تصمیماتی حیاتی.هرجا که نیاز به تصمیم گیری احساس شود،باید تمام تلاش و هنر خود را به کار گیرید و تصمیمی اتخاذ کنید که باعث افزایش محبوبیت و مقبولیت شما در بین افراد خود شود.

از جمله وظایفی که در زمینه ی تصمیم گیری بر عهده ی رهبر پروژه است،عبارتند از :

• معین نمودن ویژگی ها و مزایای پروژه؛
• بهره گیری مجدد از منابع و تخصیص درست این منابع در مواقعی که مراحل پروژه عقب افتاده اند؛
• ایجاد تعادل بین اهداف پروژه،بودجه و زمان موجود؛
• جلوگیری از افزایش بیش از اندازه ی حدود پروژه(مواقعی که پروژه مدام در حال بزرگ تر شدن و پیچیده تر شدن است) و همچنین افزایش بیش از حد هزینه ها

هفته ای یکبار دوازده قانون طلایی را مرور کنید.این کار احتمال تکمیل پروژه های شما در زمان معین ، با بودجه ی مشخص و طبق نظر کلیه ی عوامل پروژه را افزایش می دهد.البته زمان بندی و بودجه ی بیشتر پروژه ها در طول اجرای پروژه با تغییراتی مواجه خواهد شد که بازهم مرور این قوانین شما را از این امر آگاه میسازد و با آمادگی  بیشتری با این تغییرات مواجه خواهید شد.

با توجه به معیارهای ارائه شده ، به منظور تعیین موفقیت پروژه ها که پیش تر به آن اشاره شد، علل شکست پروژه ها را می توان در موارد زیر جستجو کرد.

• عدم دسترسی به منابع موزد نیاز برای تکمیل پروژه؛
• عدم تصویب زمان کافی برای تکمیل پروژه؛
• مشخص و واضح نبودن اهداف پروژه که ممکن است به نتایج ناقص و نامطلوب منجر شود؛
• هر پروژه ای ممکن است در مراحل اجرا دچار تغییراتی گردد.مدیر پروژه موظف است که این تغییرات را به اطلاع کلیه ی عوامل ذی نفع پروژه برساند و ذهن آنها را نسبت به شرایط جدید آگاه سازد.در غیر اینصورت ، توقعات آنها همان توقعات قبلی است ؛ در حالی که شرایط پروژه تغییر کرده و ممکن است توقعات آنها در شرایط جدید براورده نشود.
• عدم توافق کلیه ی عوامل ذی نفع بر سر اهداف پروژه که باعث خواهد شد همیشه بخشی از این عوامل از نتایج ناراضی باشند؛

هیچکس در آغاز پروژه به شکست فکر نمیکند ولی هر مدیر پروژه ای که از ۱۲ قانون پیروی نکند،به احتمال زیاد، پروژه ه اش با شکست مواجه خواهد شد.

هر پروژه ای که سه شرط زیر را داشته باشد ، می توان پروژه ی موفق نامید؛

1. پروژه طبق برنامه ی زمان بندی تعیین شده تکمیل گردد؛
2. پروژه طبق بودجه ی تعیین شده تکمیل گردد؛
3. اهداف پروژه (که مصوب عوامل ذی نفع و تیم پروژه بوده اند)پس از تکمیل پروژه حاصل گردند.

به طور کلی ،کیفیت ، مفهومی است که به سختی می توان آن را تعریف کرد.در زمینه ی مدیریت پروژه ،کیفیت نتایج پروژه بر اساس دو عامل سنجیده می شود:

1. قابلیت انجام وظیفه(عملکرد)
2. عملکرد بدون نقص(کارایی).

به طور مثال اگر هدف شما ساخت سفینه ای است که باید یکصد تن را به کره ی مریخ منتقل کند ولی نتیجه ی پروژه ی شما سفینه ای است که تنها پنجاه مسافر را به کره ی ماه میبرد ،در این صورت دستاورد پروژه ی شما از کیفیت مورد نظر برخوردار نیست زیرا فاقد عملکرد و کارایی تعیین شده است.

هنر مدیریت پروژه در معرفی محصولات جدید به بازار در زمان کمتر و با کیفیت بالاتر ، باعث شده است که امروزه مدیریت پروژه به طور گسترده ای در این بخش مورد استفاده قرار گیرد و نقش بسیار مهمی را ایفا کند.به همین سبب و به دلیل کاربرد زیاد آن ، ممکن است برخی تصور کنند که چرخه ی تولید و معرفی محصول ، همان چرخه ی پروژه است و تفاوتی بین این دو وجود ندارد.

به احتمال زیاد ،اکنون بی صبرانه علاقه مند هستید تا پروژه ای را انتخاب کرده و با استفاده از تکنیک های مدیریت پروژه تکمیل کنید.اما قبل از شروع ،لازم است بدانید که مدیریت پروژه بیش از آن که عوامل ،تجهیزات و منابع پروژه مربوط باشد،به شناخت و درک فرآیند ها و مراحل مختلف پروژه و نحوه ی مدیریت این عوامل بستگی دارد.در این زمینه ۱۲ قانون وجود دارد که پیروی از آن ها علاوه بر کمک به شناخت مراحل پروژه ،ضامن موفقیت پروژه ی شما نیز هست.

به خاطر داشته باشید که سازمان ها و صنایع مختلف ممکن است هرکدام تقسیم بندی متفاوتی از چرخه ی پروژه ارائه کنند و پروژه ها را به تعداد فازهای متفاوتی تقسیم نمایند.زیرا امکان دارد که آن ها بر اساس نیاز خود تمایل به کنترل دقیق تری در هر فاز پروژه داشته باشند.بنابراین پروژه ها را به تعداد فازهای بیشتری تقسیم می کنند.به طور مثال،فازهای پروژه ی تولید و معرفی یک نرم افزار جدید ممکن است شامل موارد زیر باشد:فاز درک و تعریف پروژه، تعیین نرم افزار های مورد نیاز،تعیین طرح کلی،تهیه ی طرح جامعبا جزییات کامل،اجرا،الحاق و یکی کردن اجزا،آزمایش و بررسی نهایی محصول،حال با قراردادن این فاز ها در الگوی ارائه شده می توان فاز درک و شناخت پروژه را مطابق با فاز اجرا و فاز بررسی نهایی محصول را مطابق با فاز بستن پروژه در نظر گرفت.

برای کاربرد مراحل و تکنیک های مدیریت پروژه،تفاوتی نمی کند که پروژه ی شما چه ساختاری داشته ، تحت چه مدلی تعریف شده یا چه نامی برای فازها و مراحل آن انتخاب شده است.از جعبه ابزار مدیریت پروژه می توان برای هر نوع پروژه ای چه صنعتی و چه غیر صنعتی ،چه بزرگ و چه کوچک استفاده نمود.البته نباید فراموش کنید که با وجود یکسان بودن تکنیک ها و مراحل مدیریت پروژه ،هر پروژه ای در مرحله ی اجرا یا مراحل دیگر نیازمند تخصص ها و افرادی با مهارت های لازم و مرتبط با همان پروژه می باشد.در غیر این صورت دستیابی به اهداف پروژه مقدور نخواهد بود.

فرض کنید که شما درگیر فرایند تولید و معرفی یک محصول جدید یا انجام پروژه های معمول خود هستید.در این شرایط امکان دارد که مراحل پنج گانه ی مدیریت پروژه با فازهای چرخه ی پروژه ،اصطلاحات و مفاهیمی آشنا و معمولی به نظر برسند و احساس کنید که همیشه با آن ها سر و کار داشته اید و چیز جدیدی برای شما محسوب نمی شوند.حق با شماست.امروزه بیشتر روش های مدیریت ،الگوی مشابهی را به کار می برند که در بیشتر موارد بر پایه ی برنامه ریزی ،تعیین بودجه و افزایش آن تا حد ممکن،اجرای کارها با همراهی تیمی از افراد متخصص ،بهره گیری از منابع موجود ،نظارت و کنترل در مراحل انجام کار و ثبت پیشرفت ها می باشد.دلیل اصلی این که همه سعس می کنند از این روش ها تقلید کنند،بسیار ساده است؛این روش ها همیشه جواب می دهند.

همانطور که در مدیریت پروژه ها با تجربه تر می شوید، ممکن است از شما خواسته شود مجموعه ای از پروژه ها را به طور کامل مدیریت کنید. این نوع مدیریت معمولاً چالش برانگیزتر از مدیریت یک پروژه به تنهایی است، چرا که شما بودجه بیشتر، تیم بزرگتر و مسئولیت خطیرتری از قبل خواهید داشت.

هر پروژه یک چالش است، اما اگر شما ضرب­الاجل اتمام، بودجه محدود و منابع کمی داشته باشید، با چالشی بزرگتر از چیزی که فکرش را می­کنید مواجه هستید!

به عنوان یک مدیر پروژه، شروع تعطیلات عید می تواند یک نگرانی واقعی برای شما باشد. از آنجایی که تعداد زیادی از کارکنان پروژه را ترک کرده و افراد باقیمانده نیز حجم کار خود را کاهش می دهند، تعطیلات عید یک مانع در مسیر تکمیل پروژه است. پس چگونه می خواهید پروژه را در مسیر نگه دارید؟ ادامه مطلب را مطالعه کنید تا بدانید:

برای اینکه یک مدیر پروژه بزرگ باشید به اعتماد به نفس بالایی نیاز دارید. اگر شما اعتماد به نفس 100 درصدی نداشته باشید، این موضوع بر روی توانایی کسب موفقیت شما تأثیر خواهد گذاشت. این مطلب را بخوانید تا بدانید:

برای اینکه یک مدیر پروژه موفق باشید، باید مانند یک عقاب تیزبین پروژه تان را زیر نظر داشته باشید. این بدان معنی است که همه جنبه های پروژه را پیگیری کرده تا مطمئن شوید که پروژه را به موقع تحویل خواهید داد. برای این کار 5 نکته زیر را بخوانید:

می خواهید موفقیت خود در مدیریت پروژه ها را افزایش دهید؟ اگر این طور است راهکار زیر را مطالعه نمایید:

اگر می خواهید 5 نکته ای که در مدیریت تیم پروژه به شما کمک می کند را یاد بگیرید مطلب زیر را بخوانید.

دفتر مدیریت پروژه(PMO) طبق استاندارد پم‌باک عبارت است از یک واحد یا بخش سازمانی که مسئولیت مدیریت متمرکز و هماهنگ پروژه های تحت نظر خود را به عهده دارد. مسئولیتهای یک PMO می تواند محدوده ای از خدمات پشتیبانی مدیریت پروژه تا مسئولیت واقعی مدیریت مستقیم بر یک پروژه را شامل شود.

اگر می خواهید مهارت های مدیریت پروژه خود را ارتقا دهید مطلب زیر را مطالعه نمایید: